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关于调整公文格式的通知
发布者:龚高燕   发布时间:2016-5-20   阅读:13512次
 

校内各单位:

根据《中共中央办公厅国务院办公厅关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》(中办发〔201214号)要求,国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了《GB/T9704-2012〈党政机关公文格式〉》,对公文用纸、印刷装订、格式要素、式样等作了新的调整和规定。近日,由中共重庆市委办公厅和重庆市政府办公厅联合举办了全市党政机关公文处理工作培训会议,要求全市各级党政机关和企事业单位加快公文格式新标准的宣传贯彻和落实工作。鉴于调整规范后的党政机关公文格式与现行党政机关公文格式相比,做了较大的调整,为进一步规范学校的公文格式,提高办文质量,现将新的公文格式范例及有关说明公布如下(针对学校实际情况节选),请校内各单位办文工作人员尽快熟悉、掌握新的公文格式,从即日起执行。

一、总体要求

(一)版面

1.公文用纸天头(上白头)为37mm±1mm,公文用纸订口(左白边)为28 mm±1mm,版心尺寸为156mm×225mm

2.公文所用字体一般从方正字库中选用(方正字库相关字体从校园网党政办公室相关下载栏下载)。大部分公文格式要素都采用3号仿宋字标注,数字和字母用Tims New Roman,但密级和保密期限、紧急程度使用3号黑体,签发人姓名使用号楷体,标题采用2号小标宋体,版记中的要素使用4号仿宋体。

3.一般每面排22行,每行排28个字。

操作路径参考:(1)文件—页面设置:页边距:上距3.7厘米,下3.5厘米,左2.7厘米,右2.7厘米;文档网格:a.字体设置:中文字体为方正仿宋体,字号为3号;b.指定行和字符网格:每行28字,跨度15.8,每页22行,跨度28.95;(2)正文格式——段落——行距:用单倍行距。

(二)印制与装订

1.双面印刷,页码套正,两面误差不超过2mm

2.左侧装订,不掉页,两页页码之间误差不超过4mm。订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处,允许误差±4mm

二、公文格式各要素编排规则

(一)版头

1.发文字号。编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。

2.签发人。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

(二)主体

1.标题。一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。

2.正文。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

3.附件说明。如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.×××××”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

4.发文机关署名、成文日期和印章

1)加盖印章的公文。成文日期一般右空四字编排。单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切。

2)不加盖印章的公文。单一机关行文时,在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移二字,如成文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时,应当先编排主办机关署名,其余发文机关署名依次向下编排。

5.附注。如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。“请示”件一般应在附注中注明联系人及联系电话。

6.附件。附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。如果有多个附件,后面必须紧跟附件顺序号,顺序号用阿拉伯数字,后面不加冒号。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。附件标题居中编排在附件首页第三行。

如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

(三)版记

1.版记应排在偶数页面上。

2.版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

3.抄送机关。如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关后标句号。

4.印发机关和印发日期。一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字。版记中如有其他要素,应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

(四)页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。

操作路径参考:(1)文件—页面设置—版式:页眉1.5厘米,页脚2.7厘米;(2)插入—页码(对齐方式:外侧)—格式(“—1—“);(3)双击任意页页码位置—选中页码字体和字号(字体为仿宋—GB2312,字号为14)。

三、公文中的横排表格

A4纸型的表格横排时,页码位置与公文其他页码保持一致,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。

 

附件:1.公文格式范例(下行文和平行文)

     2.公文格式范例(上行文)

 

                     重庆工商大学党政办公室

                         2012年10月30    

 

附件1

 

                 

 

 

重工商大〔2012 

 

文件标题

××××:

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

一、××××××××××××××××××

(一)××××××××××××××××××××××××××

1.××××××××××××××××××××××××××

1)×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

   

附件:1.×××××××××××××××××××××××××××××××××××××

         2.×××××××××××××××××××××

 

                       ××××××

                           20××年××月××日

(×××××)

 

 

 

 

 

 

抄送:××××,×××××,××××××,×××××,×××××××,×××××。

××××××××办公室           20××年××月××日印发

附件2

                 

 

 

 

重工商大〔2012                 签发人:×××

 

其它格式与下行文相同(略)

 

 

 

 
 
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